Письмо и уведомление на случай, если надо исправить назначение платежа
Четких правил, чтобы исправить назначение платежа в платежке, нет. Но если вы учтете наши рекомендации, ошибка в платежке не приведет к спору с партнером и лишним налогам.
Когда исправлять ошибку
Часто нужно сделать срочный платеж. Если делаете платежное поручение второпях, легко допустить ошибку. Платежи с ошибочным назначением лучше скорректировать. Чем они опасны, читайте в подверстке ниже. Правил, по которым следует исправлять платежки, нет. Поэтому компании могут сами решить, как это сделать и в какой срок. Но лучше исправить ошибку как можно быстрее. Чем больше времени пройдет, тем сложнее будет доказать, что платежку неверно оформили по ошибке, а не умышленно. Исправленную формулировку в поле «Назначение платежа» могут признать недействительной, если ошибку исправили с большим опозданием, например через полгода (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 18 ноября 2014 г. № 12АП-10719/2014).
Как оформить документы
Составьте письмо для контрагента, которому перечисляли деньги. В нем попросите дать согласие изменить назначение платежа. Оформите два экземпляра и подпишите. Будет лучше, если это сделают те же сотрудники, которые подписали неверную платежку. Если это невозможно, пусть распишется любой человек, у которого есть право подписи платежных поручений. Оба экземпляра отправьте получателю денег. Он сделает отметку о том, что согласен с изменением, один экземпляр вернет, а другой оставит себе.
Можно отправить обычное письмо с просьбой согласовать изменение назначения платежа. Но первый вариант удобнее. Во-первых, контрагент сможет ответить быстрее, ему ничего не нужно писать самому, только поставить подписи. Во-вторых, предложение одной стороны и согласие другой будут в одном документе. От получателя денег письмо должен подписать директор или другой сотрудник по доверенности. Образец письма.
- Назначение платежа
Назначение платежа
Приведите верное назначение платежа полностью.- Подпись контрагента
Подпись контрагента
Добавьте специальное поле для подписи контрагента, чтобы он понял, что от него ждут согласие.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
Надо ли уведомлять банк
Безопаснее уведомить банк, что поле «Назначение платежа» в платежке изменилось. Иначе налоговики могут посчитать, что исправлений не было (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 23 июля 2010 г. № А32-46778/2009-63/638). Обычно уведомление банка помогает выиграть спор с налоговой (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 25 мая 2005 г. № Ф04-33051/2005/11525-А70-34).
Иногда суды и без уведомления поддерживают компании (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 22 июня 2009 г. № КА-А40/5514-09, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 9 июля 2010 г. по делу № А35-463/2010). Но если сумма платежа крупная, лучше не рисковать. Отправьте письмо через Банк-клиент или почтой с описью вложений. А еще лучше передайте лично, на своем экземпляре получите отметку о вручении. Даже если банк проигнорирует ваше уведомление, останется подтверждение, что он его получил.
Как составить уведомление, смотрите на образце.
- Назначение платежа
Назначение платежа
Приведите верное назначение платежа полностью.- Копии документов
Копии документов
Приложите копии платежки и письма с согласием контрагента.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
На заметку
Чем опасны ошибки в назначении платежа
за правильный ответ
Сотрудник просит платежки по взносам и НДФЛ
Что сделать: объяснить, что из платежек ничего не видно, рассказать об электронных выписках ПФР и выдать справки 2‑НДФЛ.
Сотрудник переживает, платит ли компания за него НДФЛ и пенсионные взносы. Налог из зарплаты удерживают, но точно ли он доходит до бюджета? Вдруг компания оставляет эти деньги себе. А от взносов зависит будущая пенсия работника. Чтобы проконтролировать компанию, работник требует копии платежек. Аргументирует тем, что по его запросу организация обязана выдать документы, которые связаны с работой (ст. 62 ТК РФ).
Мы разузнали в Роструде, обязана ли компания выполнить просьбу сотрудника. Чиновники считают, что нет. Платежки не связаны с работой сотрудника. В этих документах он не найдет информацию о себе. Ведь и взносы, и НДФЛ компания платит одной платежкой сразу за всех сотрудников. Конкретных фамилий и сумм в платежках нет. Но если сотрудник не верит, можете продемонстрировать ему хотя бы один документ. Информация, которая в нем содержится, — не коммерческая тайна (п. 1 постановления Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35).
Совсем не давать работнику сведений о платежах по взносам и НДФЛ тоже нельзя. Он вправе знать, перечисляют ли за него налоги и взносы. Предложите ему альтернативу.
Чтобы доказать, что компания пере- числила налог на доходы, распечатай- те ему справки 2-НДФЛ. В них есть фамилия работника и сведения о том, какие суммы налогов за него заплатили. Проверить, актуальны ли сведения из 2-НДФЛ, сотрудник сможет через налоговиков. Например, он вправе отправить запрос через сайт ФНС nalog.ru и приложить сканы справок. Только предупредите сотрудника, что справки за текущий год налоговики увидят не раньше, чем вы их сдадите в инспекцию. То есть налог за 2017 год он может сверить после 3 апреля 2018 года. Если ему нужны 2-НДФЛ за прошлые годы, то подтвердить их налоговики смогут уже сейчас.
Узнать, сколько пенсионных взносов вы перечислили за сотрудника, он может лично в ПФР или на сайте gosuslugi.ru. Второй вариант более удобный и оперативный. В разделе «Пенсия, пособия и льготы» есть сервис «Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР». Система автоматически подставит сведения о работнике и сформирует запрос в фонд. Ответ на него поступит сразу же. В выписке, которую получит сотрудник, будет вся информация о ваших платежах. Если сотрудник перевел накопления в негосударственный пенсионный фонд, об этом тоже будет отметка.
за правильный ответ
Что вы знаете об изменениях, первичке, кадрах и расчетах
Выберите правильный ответ и щелкните по нему мышью.
- 1ПФР вправе снизить штраф за СЗВ-М?Правильный ответ — Б. У ПФР нет полномочий снижать штраф за СЗВ-М. Фонд может только полностью отменить его, если компания докажет, что не виновата. Какие привести аргументы читайте в статье «О штрафе за СЗВ‑М и шансах его отменить».
- 2Можно ли заменить электронный больничный на бумажный?Правильный ответ — А. Да, если сотрудник получил электронный больничный, а компания не в состоянии его обработать. Как попросить замену читайте в статье «Появилась новая причина заменить больничный лист».
- 3Можно принять к вычету сумму НДС на основании кассового онлайн-чека?Правильный ответ — А. Нет, нельзя принять к вычету сумму НДС на основании кассового чека, даже если она выделена. Такой вывод сделал Минфин (письмо от 25 августа 2017 г. № 03-07-14/54643). В каких случаях можно принимать вычет без счета-фактуры читайте в статье «Минфин против вычета НДС по онлайн‑чеку».
- 4Увеличивают ли базу по налогу на прибыль средства, которые передали компании для пополнения чистых активов?Правильный ответ — Б. Да, с 2018 года средства на увеличение чистых активов будут увеличивать базу по прибыли. Сейчас компания не должна платить налог на прибыль с таких поступлений (подп. 3.4 п. 1 ст. 251 НК РФ). Как можно будет внести вклад без уплаты налога читайте в статье «Помощь от учредителя лучше оформить сейчас, потом будет сложнее».
- 5Зачем компании регламент проверки контрагентов?Правильный ответ — В. Регламент проверки контрагентов снизит риск связаться с однодневкой. Кроме того, вы сможете пояснить налоговикам, кто и как проверяет поставщиков. Образец регламента смотрите в статье «Особый регламент, который снизит риск доначислений на проверке».
- 6Можно в счете-фактуре сокращать слова «улица», «дом», «корпус» в адресе продавца и покупателя?Правильный ответ — А. Да, ведь такие сокращения не помешают налоговикам идентифицировать продавца и покупателя. Поэтому из-за них не откажут в вычете НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Какие новые требования появились к адресу в первичке читайте в статье «Какой адрес теперь ставить в счетах‑фактурах, накладных и других документах».
- 7Опасно ли не указывать назначение аванса в авансовом отчете?Правильный ответ — А. Да, если работник не написал, на что получил деньги, у налоговиков будут сомнения, что расходы действительно связаны с деятельностью компании. Проверьте, насколько хорошо вы знаете подотчетную первичку в статье «Где первым делом искать ляпы в подотчетной первичке».
- 8Можно ли отправить работника в отпуск на два дня — с субботы по воскресенье?Правильный ответ — А. Да, Трудовой кодекс не запрещает предоставлять работнику отпуск с субботы по воскресенье. Главное, чтобы сотрудник написал заявление на отпуск на эти дни. Какие еще есть способы списать дни отпуска, пока сотрудник работает, читайте в статье «Как компании заменяют деньгами отпуск, который работник не отгулял за лето».
- 9Сколько дополнительных дней отпуска обязана предоставить компания работнику с гибким графиком?Правильный ответ — В. Работнику с гибким графиком компания не обязана предоставлять дополнительные дни отпуска. Если такой работник за месяц отработает больше нормы, переработку оплатите. Оплачивать ли сверхурочную работу сотруднику с ненормированным рабочим днем читайте в статье «Чем ненормированный рабочий день отличается от гибкого графика».
- 10Обязана ли компания уведомлять банк, если перечислили деньги, а потом договорились с контрагентом поменять назначение платежа?Правильный ответ — Б. Нет, но безопаснее уведомить банк, что внесли изменения в назначение платежа. Иначе налоговики могут попытаться оспорить изменение. Но если банк откажется его фиксировать, ничего страшного не будет. Как оформить уведомление смотрите в статье «Письмо и уведомление на случай, если надо исправить назначение платежа».
- 11Компания обязана предоставить работнику копии платежек на НДФЛ и взносы по его требованию?Правильный ответ — Б. Нет. Так считают чиновники из Роструда. Платежки не связаны с работой сотрудника. В этих документах он не найдет информацию о себе. Ведь и взносы, и НДФЛ компания платит одной платежкой сразу за всех сотрудников. Конкретных фамилий и сумм в них нет. Как успокоить сотрудника читайте в статье «Сотрудник просит платежки по взносам и НДФЛ».
